دفاتر قانونی فیزیکی به‌دلیل کندی فرایندها، خطاهای انسانی و هزینه‌های بالای چاپ و نگهداری، دیگر پاسخگوی نیاز شرکت‌ها نبودند به همین دلیل سازمان امور مالیاتی طرح الکترونیکی شدن دفاتر قانونی را مطرح کرد. این طرح طی بحشنامه ای در تاریخ دوم اردی بهشت به صورت فراخوان عمومی منتشر شد . طی این بخشنامه مودیان میتوانند طی یک بازه ی 15 روزه به صورت آزمایشی از این طرح به صورت تستی استفاده کنند ، بعد از گذشت این مدت زمان تمامی دیتاها جدف خواهند شد و از تاریخ 18 اردی بهشت ماه سامانه کار خود را به صورت رسمی آغاز خواهد کرد.
با تصویب مادهٔ ۴ قانون برنامهٔ هفتم، حذف دفاتر فیزیکی از سال ۱۴۰۴ الزامی و پلمپ دفاتر الکترونیکی جایگزین شده است ، به جای نوشتن روی کاغذ، همهٔ تراکنش‌ها یک‌جا در سامانه مرکزی ثبت می‌شوند، با امضای دیجیتال پلمپ می‌گردند و در لحظه در دسترس سازمان مالیاتی و خود ما قرار می‌گیرند. دیگر نیازی به چاپ، بایگانی و ارسال فیزیکی نیست و خطاهای دستی تقریباً حذف می‌شوند.
مشمولان پلمپ دفاتر الکترونیکی
طبق مادهٔ ۴ قانون برنامهٔ هفتم، همهٔ شرکت‌ها و مؤسسات (اشخاص حقوقی) و همچنین بعضی فعالان اقتصادی (گروه اول اشخاص حقیقی) باید دفاتر خود را به‌صورت الکترونیکی پلمپ کنند. گروه اول اشخاص حقیقی شامل کسب‌وکارهایی است که فروش سالانه‌شان بیش از ۱۵۰ میلیارد ریال باشد یا در مشاغل ویژه و با حساسیت مالی بالا (مانند بیمارستان‌ها، صرافی‌ها و هتل‌های سه‌ستاره و بالاتر) فعالیت کنند.
مزایای الکترونیکی شدن دفاتر
- کاهش هزینه‌های چاپ و بایگانی
با الکترونیکی شدن دفاتر قانونی، هزینه‌های سنگین مربوط به چاپ و نگهداری اسناد کاغذی کاملاً حذف می‌شود. برای هر دوره مالی باید صدها برگ کاغذ با کیفیت، چاپگر، پوشه و زونکن تهیه و صرفاً برای بایگانی در اتاق‌های مخصوص نگهداری شوند. این کار علاوه بر خرید مواد مصرفی، به فضای فیزیکی نیاز دارد ، هزینه‌ی ارسال دفاتر به ادارات مالیاتی یا دفاتر مشتریان هم بحث جداگانه‌ای است که شامل بسته‌بندی، پیک یا پست می‌شود.با دیجیتالی شدن دفاتر ، تنها چند کلیک برای آپلود و دسترسی به اسناد کافی است.
- سرعت و دقت در ثبت و گزارش‌گیری
در زمان دفاتر قانونی فیزیکی ، حسابدار باید تراکنش‌های مالی را تک‌به‌تک روی کاغذ یا در نرم‌افزار تایپ می کرد، اعداد را دستی جمع بزند و بعد از پایان دوره، برای تهیه گزارش سود و زیان یا ترازنامه وقت زیادی صرف کند. هر خطای کوچک در ورود داده یا جمع‌زدن ستون‌ها می‌تواند کل نتایج مالی را تحت تأثیر قرار دهد. با الکترونیکی شدن دفاتر ، با چند کلیک سادخ میتوان تمامی دیتاها را در سامانه وارد کرد. این روش اتوماسیون باعث می شود خطاهای جمع‌زدن از بین برود چرا که سیستم خودش اعداد را کنترل و مقایسه می‌کند. همچنین نیازی به صبر برای پایان ماه یا فصل نیست
وقتی دفاتر حسابداری‌تان را در سامانه الکترونیکی ثبت می‌کنید، هر فایل قبل از نهایی شدن با امضای دیجیتال مهر می‌خورد، امضای دیجیتال همانند مهر رسمی است که روی سند طده می شود.
با سامانه دفاتر الکترونیکی، دیگر نیازی به حضور فیزیکی در اداره مالیاتی یا دفتر حسابداری نیست؛، هر زمان که بخواهید، با وارد شدن به سایت ، می‌توانید دفاتر ثبت‌شده و وضعیت پلمپ آن‌ها را مشاهده کنید
مراحل اجرایی ارسال دفاتر الکترونیکی به صورت گام به گام
برای پلمپ الکترونیکی دفاتر، کافی است این پنج گام ساده را دنبال کنید:
۱. ورود به سامانه
ابتدا به آدرس my.tax.gov.ir بروید، با کد ملی (یا شناسه ملی/اقتصادی) وارد شوید و پس از دریافت نام‌کاربری و رمز عبور، امضای الکترونیکی خود را در سامانه ثبت کنید.
۲. دانلود و تکمیل قالب اکسل
از بخش دانلود قالب فایل اکسل استاندارد را بگیرید. این فایل شامل ستون‌های لازم، کد و عنوان حساب کل، معین و تفصیلی، گردش بدهکار و بستانکار و تاریخ گردش است. فقط در یک شیت اکسل بنویسید و دقت کنید که عنوان و ترتیب ستون‌ها تغییر نکند.
۳. رعایت دستورالعمل قالب
قبل از آپلود، مطمئن شوید:
-
فقط یک شیت وجود دارد.
-
اعداد گردش‌ها فقط عددی هستند و جمع بدهکارها با بستانکارها برابر است.
-
اگر بیش از ۱۰۰۰ ردیف دارید، فایل را به CSV تبدیل کنید.
-
تاریخ‌ها در فرمت YYYY/MM/DD و در محدوده بازه انتخابی باشند.
۴. بارگذاری و پیش‌نمایش
در بخش بارگذاری فایل، بازه زمانی (شروع و پایان دوره) را مشخص کنید، نوع فایل (Excel یا CSV) و اگر لازم است Delimiter را تنظیم کنید. فایل را آپلود کنید؛ سامانه ۱۰ سطر اول را به‌صورت پیش‌نمایش نمایش می‌دهد تا صحت داده‌ها را بررسی کنید.
۵. پیگیری و دریافت کد پلمپ
پس از تأیید نهایی، به تاریخچه بارگذاری بروید و وضعیت هر فایل (موفق یا نیازمند اصلاح) را ببینید. در صورت خطا، پیام هشدار و محل ایراد را مشاهده و فایل را ویرایش کنید. وقتی همه‌چیز اوکی شود، سامانه کد یکتای پلمپ را صادر می‌کند که باید آن را نگه دارید، این کد سند رسمی پلمپ دفاتر شماست.
با این روش، بدون مراجعه حضوری و در چند دقیقه، دفاتر قانونی‌تان الکترونیکی پلمپ و آماده ارائه به مراجع ذی‌صلاح می‌شوند.
توجه کنید که ارسال صحیح فایل اکسل ، نیاز به دقت و تخصص دارد و مودیان برای اینکه بتوانند بدون خطا فایل اکسل خود را بارگزاری کنند می توانند در بازه ی زمانی 15 روزه آزمون و خطای خود را انجام دهند ، تا بعد از دوره ی آزمایشی با مشکل رو به رو نشوند. در عیر این صورت برای اجرای صحیح می توانند از شرکت های خدمات حسابداری و مالیاتی جهت انجام امور کمک و راهنمایی بگیرند.
