فاکتور اشتباه را چگونه ابطال یا اصلاح کنیم ؟
فاکتور رسمی یکی از مهم‌ترین مدارک در حسابداری و امور مالی است. همه خرید و فروش‌ها باید با فاکتور رسمی ثبت شوند، چون این مدارک برای حسابرسی و مالیات خیلی مهم‌اند. اگر موقع صدور فاکتور اشتباهی پیش بیاید، باید چه کاری انجام داد؟ آیا می‌شود فاکتور را حذف کرد یا باید آن را به شکل قانونی اصلاح کرد؟
در این مطلب به شما می‌گوییم چطور فاکتورهای اشتباه را اصلاح یا باطل کنید و چه نکاتی را باید رعایت کنید.
چرا ممکن است فاکتور اشتباه صادر شود؟
دلایل زیادی هست که ممکن است موقع صدور فاکتور اشتباه پیش بیاید، مثل:
اشتباه در وارد کردن تعداد یا قیمت کالا
نوشتن غلط اسم خریدار یا فروشنده
اشتباه در حساب کردن مالیات
دادن فاکتور به مشتری اشتباه
استفاده از تاریخ یا شماره نادرست
آیا می‌توان فاکتور اشتباه را حذف کرد؟
نه. قوانین مالیاتی اجازه حذف یا تغییر شماره فاکتور را نمی‌دهند. شماره فاکتورها باید پشت سر هم باشند. اگر اشتباهی رخ داد، فقط می‌توان فاکتور را اصلاح یا باطل کرد.
البته اگر به کارپوشه ارسال شده باشد امکان ویرایش ندارید اگر فقط ثبت کرده باشید و به کارپوشه ارسال نکنید می‌توانید ویرایش کنید .
روش‌های ابطال یا اصلاح فاکتور اشتباه:
۱. ابطال فاکتور
ابطال فاکتور یعنی فاکتور اشتباه را بی‌اعتبار کنیم. این فاکتور با همان شماره در سیستم می‌ماند ولی علامت “باطل” روی آن زده می‌شود.
این کار وقتی انجام می‌شود که فاکتور صادر شده ولی معامله‌ای انجام نشده باشد.
در برنامه‌های حسابداری گزینه‌ای به نام “ابطال فاکتور” وجود دارد.
روی فاکتور چاپی باید عبارت “باطل شد” یا مهر مشابهی زده شود.
۲. صدور فاکتور برگشتی یا اصلاحی
اگر فاکتور اشتباه صادر شده و معامله واقعی انجام شده باشد، باید فاکتور اصلاحی یا برگشتی صادر شود.
این فاکتور برای درست کردن اشتباه فاکتور قبلی است.
در آن، اشتباهات و اصلاحات به طور کامل نوشته می‌شود.
مثلاً اگر تعداد یا قیمت کالا اشتباه بود، در فاکتور جدید اطلاعات درست ثبت می‌شود.
۳.اصلاح فاکتور در همان روز
اگر اشتباه فاکتور همان روز صادر شدن آن پیدا شود و هنوز به مشتری داده نشده باشد، می‌توان فاکتور را باطل و فاکتور جدید صادر کرد.
این روش سریع‌ترین و ساده‌ترین راه اصلاح است.
اما اگر فاکتور قبلاً به مشتری داده شده یا در سیستم مالیاتی ثبت شده باشد، باید از فاکتور اصلاحی یا برگشتی استفاده شود.
مراحل ابطال یا اصلاح فاکتور اشتباه :
اول خطا را پیدا کنید: ببینید مشکل کجاست، مثلاً مبلغ یا تعداد یا مشخصات مشتری.
راه حل را انتخاب کنید: اگر معامله هنوز تمام نشده، فاکتور را پاک کنید. اگر معامله انجام شده، فاکتور اصلاحی صادر کنید.
ثبت کنید: تغییرات را در نرم‌افزار حسابداری وارد نمایید.
به مشتری اطلاع دهید: مشتری را از تغییرات فاکتور آگاه کنید.
مدارک را نگه دارید: فاکتور اصلی و فاکتور اصلاح شده را نگهداری کنید تا در صورت نیاز به ممیزی مالیاتی ارائه دهید.
نکات مهم در اصلاح فاکتور اشتباه :
شماره فاکتور هیچ‌گاه نباید تغییر پیدا کند.
هر فاکتوری که باطل می‌شود باید در سیستم ثبت و نگهداری شود.
فاکتور برگشتی باید به صورت رسمی و با امضا و مهر صادر گردد.
هر اصلاحی باید در همان ماه یا سال مالی انجام شود تا حساب‌ها صحیح باقی بمانند.
اگر در مالیات یا مالیات بر ارزش افزوده اشتباهی رخ دهد، باید در گزارش‌های مالی نیز اصلاح شود.
مثال‌ها:
- اگر فاکتور به مبلغ ۱۰ میلیون صادر شده ولی مبلغ واقعی ۱۲ میلیون بوده است، ابتدا باید فاکتور برگشتی صادر شود و سپس فاکتور صحیح ثبت گردد.
- اگر فاکتور به مشتری اشتباه صادر شده است، فاکتور قبلی ابطال شده و فاکتور جدید صادر می‌گردد.
- اگر مالیات بر ارزش افزوده اشتباه محاسبه شده باشد، باید اصلاح شده و در سیستم معاملات فصلی ثبت شود.
حتما بخوانید : جرایم سامانه ی مودیان و پایانه های فروشگاهی
جمع‌بندی :
لطفاً توجه داشته باشید که اصلاح فاکتورها می‌تواند تاثیر مستقیمی روی اظهارنامه مالیاتی شما داشته باشد. اصلاح دقیق و به موقع فاکتورها باعث می‌شود اطلاعات مالی شما در سامانه مودیان و اظهارنامه مالیاتی هماهنگ باشد و از بروز مشکلات مالیاتی جلوگیری شود.
اگر این موارد را رعایت کنید، می‌توانید با اطمینان فاکتور را اصلاح و فاکتور اصلاحی را ارسال کنید و از مشکلات مالیاتی جلوگیری نمایید.
مهلت ارسال فاکتور اصلاحی در سامانه مودیان چقدر است؟
۱۲ روز از تاریخ اصلاح فاکتور
چگونه فاکتور اصلاحی را در سامانه مودیان ثبت کنیم؟
ابتدا فاکتور را در نرم‌افزار حسابداری اصلاح و ذخیره کنید، سپس آن را به سامانه مودیان ارسال نمایید. به این ترتیب، فاکتور اصلاح شده جایگزین فاکتور قبلی می‌شود.
توجه کنید: ارسال فاکتور اشتباه اتفاق رایجی است، اما نکته مهم نحوه اصلاح قانونی و شفاف آن است. حذف یا دستکاری فاکتور مجاز نیست و تنها راه درست، ابطال فاکتور یا صدور فاکتور برگشتی( اصلاحی) است. با این روش هم از مشکلات مالیاتی جلوگیری می‌شود و هم شفافیت مالی شرکت حفظ می‌شود.
نرم‌افزارهای حسابداری یا نرم‌افزارهای واسط باعث می‌شود فاکتورهای اشتباه راحت‌تر اصلاح یا باطل شوند. وقتی این نرم‌افزارها اطلاعات را درست ثبت کنند و به سیستم مالیاتی ارسال نمایند، اصلاح فاکتور سریع و بدون مشکل انجام می‌شود. با استفاده از نرم‌افزارهای مناسب، حساب‌ها درست باقی می‌مانند و مشکلات مالیاتی پیش نمی‌آید. همچنین مطمئن می‌شوید که همه کارها طبق قانون انجام می‌شود.
انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب بسیار اهمیت دارد. بهتر است نرم‌افزاری تهیه کنید که همیشه با آخرین تغییرات سامانه‌های مالیاتی به‌روزرسانی شده باشد و سرعت عملکرد بالایی داشته باشد. این ویژگی‌ها کمک می‌کند کارها سریع‌تر و دقیق‌تر انجام شود و از بروز مشکلات جلوگیری شود.
